Styra mot mål med TeamKraft - Pilen

Teamkraft-Pilen

Situationsanalys

Den kan vara strukturerad som en SWOT-analys och allsidigt beskriva förhållanden (fakta och känslor) som är relevanta för det syfte man har i den aktuella tillämpningen. Den kan också vara enklare med en listning rätt upp och ned av relevanta faktorer.

En fälla i analysen är att man formulerar tänkta lösningsförslag som faktorer, t ex "Inköp av ny borrmaskin ej beslutad" i stället för "Kapacitet/kvalitet/? i borrning ej tillräcklig". Fördelen med denna mer generella formulering är att den öppnar upp för flera alternativ, t ex skift eller lego, än att köpa en maskin.

Med mycket energi och tid på detta steg så blir de följande mycket lättare med större samsyn i gruppen och förståelse för prioriteringar. Svårigheten är att vi inte upplever att vi tar steg mot målet/lösningen när vi beskriver situationen och lyssnar till varandras synpunkter.

Behov

Uttryck dem med få ord för att sätta fokus på ett område där vi ska nå resultat, t ex "Ökad lönsamhet", "Marknadsplan för produkt A", "Personalstrategi" och "Kvalitetssystem". Också här är det viktigt att inte få formuleringar som är en förtäckt åtgärd/aktivitet, t ex "Prishöjning" eller "Datakurs" när man avser "Prisstrategi" respektive "PC-kompetens".

Mål

Målen ska ju beskriva resultatet och inte det vi gör för att nå resultatet. Svårast att formulera är mål som beskriver "mjuka" resultat, de "hårda" som oftast mäts i siffror är lättare att uttrycka. Den bästa kontrollfrågan tycker vi är - "Hur ser det ut efteråt?" - eftersom resultatet ska finnas kvar efter genomförandet. Det är också viktigt att vara konkret så att mätbarheten blir tydlig. T ex är "ISO9000-kvalificering 31/12 98" ett bättre mål än "kvalitetsprojekt under 1997-98"; "xxkompetens" bättre än "xxutbildning" och "Andelen reklamationer minskade med 50% inom ett år" bättre än "ökad kundtillfredställelse under året".

Plan

Nu är det (äntligen?!) dags att diskutera aktiviteterna och därmed på vilka vägar vi skall nå målet. Planen visar etapperna med tidpunkter och ansvariga, kanske också använda resurser/berörda personer. Viktigare än planen i sig är att klara ut föutsättningarna för genomförandet och vilka ansvar respektive förutsättningar olika personer har.

Insats

Här skaffar vi oss konkurrentinformation, formulerar strategier, utbildar, köper utrustning, utvecklar metoder, etc. Begreppsförvirringen på vad som ingår i detta steg är nog minimal utan den stora svårigheten är att det planerade också ska bli gjort vilket leder oss till nästa begrepp.

Uppföljning

En svag punkt då intresset oftast har minskat och energin riktats åt nya spännande områden. Här handlar det om att se till att genomförandet håller takten, lösa de problem som uppstår och vid behov kanske korrigera planen. Det som var tänkt tidigare i processen behöver inte säkert vara rätt när verkligheten tillför ändrade förutsättningar. En god hjälp i stora planer är att lägga in speciella uppföljningstidpunkter så att det blir tydligt vad som ska ske och vem som ansvarar.

I uppföljningen är vi tillbaka i en liknande position som där vi startade i situationsanalysen. Den förändring i situationen som har åstadkommits symboliseras i pilen av gapet mellan början och slutet av detta varv. Efter lärandet i nästa steg och uppdatering av analysen är vi redo för nästa varv i denna oändliga positiva utvecklingsspiral!

Utvärdering

En ännu mer försummad punkt! Nu är det helheten vi sätter fokus på med syftet att lära! Lärandet ur erfarenhet sker genom att man analyserar och utvärderar såväl de resultat som har uppnåtts som hur resultaten skapats - själva processen. Utvärderingar kan ske när som helst men ska alltid ske efter varje varv i spiralen.

Vilka var svårigheterna, vad skulle vi ändra på om vi fick börja om på nytt, etc? Men också - Vad gick speciellt bra, gärna överraskande lätt eller gav bättre/annorlunda effekter än det vi tänkt och förväntat oss? Vad kan vi lära av detta? Vilka skulle behöva eller vara intresserade av denna erfarenhet och hur sprider jag då den? Ska vi ändra något i våra strategier, regler eller rutiner för att säkerställa förändringen?

Additional information